目前台灣的中小企業，即使已經使用電腦軟體紀錄日常進出貨的交易紀錄，但是大部分的公司還是利用人工手寫來開立統一發票。整體來看，人工手寫開發票有以下的方便：

  1. 如果每期開立的張數不多的話，購買發票的成本較低，(手開發票 < 20元/50張，收銀機發票 >100元/250張)。
  2. 只要有支筆加兩張複寫紙就可開立，相對方便許多。
  3. 不需訓練，會寫字，稍加說明就會開發票。

 

但是一旦有了電腦軟體後，很多企業中負責開立發票的人員會發現，用電腦開了出貨單後，還要將相關的出貨紀錄資料用手抄寫一遍到手開發票上，是一件很沒有效率 的事情。
因此我們的客戶就希望我們能提供相關的發票軟體可以直接由出貨單紀錄(或是經由月結出貨請款紀錄)印出相對應的發票，再經過與記帳業者的討論後， 我們提出以下的方式：

 

  1. 請客戶配合的記帳業者向國稅局申請收銀機發票(就是一般加油站利用收銀機列印的三聯式收銀機發票，一盒有250張)。
  2. 每期收到發票時，先將該期所有發票號碼建檔。
  3. 在需要列印發票的軟體畫面(出貨單作業或是月結請款作業)中根據需要，先抓取目前空白的發票號碼，然後將相關紀錄拋轉到發票作業之畫面，在此畫面作業人員尚可根據需要進一步編輯發票資料，最後經由印表機將此三聯式發票列印出來。

經過上述改善作業後，所得到的優點如下:

  1. 相關紀錄不需要重複人工撰寫，也減少可能發生的錯誤。
  2. 電腦自動計算稅額，減少人工計算常發生的錯誤。
  3. 隨時可統計該期已經開出之銷項發票金額及應納稅額。
  4. 之前用人工手寫開立發票時，作業人員還需另行紀錄下開立的發票資料，否則發票交給記帳業者申報後，要查詢歷史發票紀錄都需經由記帳業者，相當不便。
    用軟體開立後，所有發票紀錄都存放在ERP系統資料庫中，方便相關人員隨時查詢。