一般企業員工在作業過程中，相互間會有許多溝通的訊息，在沒有電腦化之前，大都是使用口頭通知，或是使用便條紙傳遞給對方，原則上時間一久，所有溝通的細節都會消失。一旦發生問題(訂單交期DELAY、品質要求不符、製造數量不足….)，事後檢討起來都是公說公有理，婆說婆有理，反正死無對證。電腦化之後，有些公司就使用 MSN , E-mail，NOTES…等的訊息軟體，基本上這些溝通的訊息會保留一段時間，但是久了也是無法找到相關的紀錄，而且為了網路安全，大部分的公司並不會開放每一台PC上網，何況是每個使用者都對外註冊一個帳號。

之前我們的一家客戶就發生上述的問題。為此我們特地在我們的ERP系統加上了訊息管理的功能，把整個訊息溝通的過程都紀錄在ERP的資料庫中。甚至類似workflow，在業務key入訂單後，系統可以自動送出訊息給相關應該通知的人作準備，生管人員在委外入貨後，也可自動送出訊息給相關品管人員，進行品管接收作業，使整個作業流程更有效率。

最重要的一點是所有工作人員溝通的訊息都儲存在ERP的資料庫裡面。不管時間經過多久，都還可以追查當時所有訊息紀錄，因此每一位工作人員必須對自己的作業負責，因此也減少了互相推卸責任的現象。

使用者可以一次挑選多個收訊者，發出相同的訊息。

指定收訊的使用者登入後，會在作業系統右下方，出現訊息通知的畫面，只要收訊人員沒有作收訊確認的動作，此通知就會固定時間進行提醒。每次登入系統也都會提醒。

收訊者作收訊確認，並可回覆訊息給送訊人員，此時送訊人與收訊人角色交換。原始送訊人一樣需要作回覆訊息的確認動作，確保訊息不至於沒有處理。